Il Sistema Tessera Sanitaria, spesso abbreviato in “STS”, è uno degli argomenti che genera più dubbi tra gli psicologi.

Molti colleghi lo percepiscono come un obbligo complicato, poco chiaro e fonte continua di ansia burocratica.

In effetti il funzionamento del sistema non è sempre intuitivo, soprattutto per chi ha appena aperto la partita IVA.

Cerchiamo quindi di fare chiarezza in modo semplice.

Cos’è il Sistema Tessera Sanitaria

Il Sistema Tessera Sanitaria è la piattaforma attraverso cui vengono trasmessi alcuni dati relativi alle spese sanitarie sostenute dai cittadini. Questi dati vengono poi utilizzati dall’Agenzia delle Entrate per la predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata.

Gli psicologi che emettono prestazioni sanitarie nei confronti di persone fisiche rientrano generalmente tra i soggetti tenuti alla trasmissione dei dati.

Chi deve inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria

Uno psicologo iscritto all’Albo che svolge prestazioni sanitarie nei confronti di pazienti persone fisiche è tenuto all’invio dei dati delle spese sanitarie.

L’obbligo riguarda in generale tutti i professionisti sanitari, inclusi quindi psicologi e psicoterapeuti.

Quali fatture vanno inviate

Uno dei dubbi più frequenti riguarda proprio questo punto. Non tutte le fatture emesse da uno psicologo devono necessariamente essere trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria.

In generale, vengono trasmesse le fatture relative a prestazioni sanitarie rese a persone fisiche, quindi ad esempio non sono da trasmettere fatture non sanitarie (anche se rese a privati), né fatture sanitarie ma verso enti o aziende.

Ad esempio, alcune prestazioni sanitarie possono essere:

• colloqui psicologici;
• psicoterapia;
• valutazioni psicodiagnostiche;
• prestazioni cliniche.

Al contrario, alcune attività potrebbero non rientrare nell’invio (perché non sanitarie), come ad esempio:

• docenze;
• corsi;
• alcune consulenze aziendali;
• attività non sanitarie.

La corretta classificazione dell’attività è molto importante.

L’opposizione del paziente

Il paziente ha diritto a opporsi alla trasmissione dei dati della propria spesa sanitaria. L’opposizione può essere manifestata dal paziente anche verbalmente, benché sia consigliabile far sottoscrivere la scelta al paziente. Il paziente, inoltre, può modificare la scelta di opposizione in qualsiasi momento, anche per la singola fattura.

In questi casi:

• la fattura viene comunque emessa normalmente;
• il dato non deve essere trasmesso al Sistema Tessera Sanitaria (non si trasmette il CF del paziente).

Per questo motivo è importante che il professionista gestisca correttamente l’eventuale opposizione del paziente già in fase di emissione della fattura.

Ogni quanto va effettuato l’invio?

Negli ultimi anni le modalità e le scadenze di trasmissione sono cambiate più volte. Per questo motivo è sempre importante verificare le indicazioni aggiornate relative all’anno in corso (dal 2025 la scadenza di invio è annuale, ovvero entro fine gennaio dell’anno successivo).

Le scadenze vengono infatti definite dalla normativa vigente e possono subire modifiche.

Cosa succede se si sbaglia un invio

Gli errori possono capitare.

Ad esempio:

• dati errati;
• codice fiscale non corretto;
• importi sbagliati;
• invio di una fattura che non doveva essere trasmessa;
• mancato invio.

In molti casi è possibile procedere con correzioni, cancellazioni o reinvii, sempre che ci si trovi ancora all’interno del tempo utile (entro scadenza). Tuttavia è sempre importante intervenire tempestivamente ed è per questo motivo che avere strumenti chiari e una buona organizzazione può fare molta differenza.

Sistema Tessera Sanitaria e fattura elettronica

Questo è un altro tema che crea spesso confusione.

Negli ultimi anni la normativa ha previsto specifiche limitazioni relative alla fatturazione elettronica delle prestazioni sanitarie verso persone fisiche da inviare al Sistema Tessera Sanitaria. Tuttavia nel 2025 è stato deciso – parrebbe in via definitiva – che le prestazioni sanitarie a soggetti privati non potranno mai essere in formato fattura elettronica.

E’ comunque sempre importante verificare periodicamente le regole vigenti.

Gli errori più comuni nella gestione STS

Pensare che tutte le fatture vadano inviate

Non è così. La tipologia della prestazione e il soggetto destinatario incidono sulla gestione corretta. Vi è da dire che con l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica con l’eccezione delle sanitarie a privati, ha di fatto ridotto sensibilmente il rischio di errore: se la fattura è elettronica, non va a STS.

Dimenticare l’opposizione del paziente

Non è di per sé un errore fiscale, né un errore “grave” poiché non implica impossibilità per il paziente di detrarre la spesa sanitaria. Certamente può costituire malcontento nel paziente, qualora non si sia seguita la richiesta di opposizione. Pertanto, una gestione non corretta dell’opposizione può generare problematiche legate alla privacy e alla trasmissione dei dati.

Accorgersi troppo tardi degli errori

Molti colleghi effettuano gli invii o controllano la situazione solo a ridosso delle scadenze. Questo spesso è parecchio rischioso e rende più complessa la correzione di eventuali problemi. Non è infatti infrequente, ad esempio, che sotto scadenza il sito di STS abbia blocchi e sospensioni tecniche, rendendo concreto il rischio di trasmissioni oltre termine (con le conseguenze del caso).

Gestire tutto manualmente

Non c’è nulla di male e anzi, è un buon esercizio nonché una buona palestra… quando i numeri sono piccoli. Quando invece il numero di fatture aumenta, la gestione manuale può diventare fonte di errori e stress, oltre a costituire un considerevole dispendio di tempo.

Quanto conta avere strumenti organizzati

Molti psicologi oggi cercano sistemi che permettano di:

• gestire automaticamente gli invii;
• monitorare lo stato delle trasmissioni;
• evitare dimenticanze;
• centralizzare documenti e fatture;
• collaborare facilmente con il commercialista.

Avere una gestione più ordinata non significa solo risparmiare tempo.

Spesso significa anche ridurre notevolmente il carico mentale legato alla burocrazia.

Conclusioni

Il Sistema Tessera Sanitaria è ormai parte integrante della gestione professionale di molti psicologi.

Anche se inizialmente può sembrare complesso, comprenderne il funzionamento aiuta a lavorare con maggiore serenità e consapevolezza.

Come accade spesso nella libera professione, una buona organizzazione e il supporto di professionisti competenti possono fare una grande differenza nella gestione quotidiana.

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Le informazioni presenti in questo articolo hanno carattere divulgativo e si riferiscono alla normativa vigente al momento della pubblicazione. Per situazioni specifiche è sempre consigliabile confrontarsi con il proprio commercialista o consulente fiscale.